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Política de protección y tratamiento de datos personales

   La dirección del Instituto Caro y Cuervo, entendiendo la importancia de una adecuada gestión de la información, se ha comprometido con la implementación de un sistema de gestión de seguridad buscando establecer un marco de confianza en el ejercicio de sus deberes con el Estado y los ciudadanos, todo enmarcado en el estricto cumplimiento de las leyes y en concordancia con la misión y visión de la entidad.

   Para el Instituto Caro y Cuervo, la protección de la información busca la disminución del impacto generado sobre sus activos, por los riesgos identificados de manera sistemática con objeto de mantener un nivel de exposición que permita responder por la integridad, confidencialidad y la disponibilidad de la misma, acorde con las necesidades de los diferentes grupos de interés identificados.

   De acuerdo con lo anterior, esta política aplica al Instituto Caro y Cuervo según como se defina en el alcance, sus funcionarios, terceros, aprendices, practicantes, proveedores y la ciudadanía en general, teniendo en cuenta que los principios sobre los que se basa el desarrollo de las acciones o toma de decisiones alrededor del SGSI estarán determinados por las siguientes premisas:

a)    Minimizar el riesgo en las funciones más importantes de la entidad.
b)    Cumplir con los principios de seguridad de la información.
c)    Cumplir con los principios de la función administrativa.
d)    Mantener la confianza de funcionarios, docentes, estudiantes y ciudadanía en general.
e)    Apoyar la innovación tecnológica.
f)    Proteger los activos tecnológicos.
g)    Establecer las políticas, procedimientos e instructivos en materia de seguridad de la información.
h)    Fortalecer la cultura de seguridad de la información en los funcionarios, terceros, aprendices, practicantes del Instituto Caro y Cuervo.
i)    Garantizar la continuidad del funcionamiento del instituto frente a incidentes.
j)    El Instituto Caro y Cuervo ha decidido definir, implementar, operar y mejorar de forma continua un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, soportado en lineamientos claros alineados a las necesidades del negocio, y a los requerimientos regulatorios.

1.1    Alcance

   De conformidad con lo expuesto en la ley 1581 de 2012, el presente documento aplica para todas las bases de datos y/o sistemas de información que contengan datos personales, los cuales son objeto de tratamiento por parte del Instituto Caro y Cuervo, el cual se considera el responsable y encargado de la protección y tratamiento de datos personales.

1.2    Identificación del responsable

Instituto Caro y Cuervo con sede principal en la  Calle 10 No. 4-69  Bogotá y Sede Yerbabuena Autopista Norte, Kilometro 9 más 30 metros Chía. Identificado con el Número de Identificación Tributaria NIT 899999096-6.

Línea gratuita fuera de Bogotá: 018000111124 de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

Línea gratuita Bogotá +57 (1) 3422121 de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

Correo electrónico: contactenos@caroycuervo.gov.co

1.3    Términos y definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de Privacidad: Comunicación generada por el responsable, dirigida al ciudadano o funcionario para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido  puede  generar  discriminación  (Origen  racial  o  étnico,  orientación  política convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos).

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como encargado de la  base  de  datos,  se identificará  expresamente  quién  será el encargado.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento:   Cualquier   operación   o   conjunto   de   operaciones   sobre   datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

1.4    Tratamiento  y finalidades

El Instituto Caro y Cuervo atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 tiene en cuenta lo siguiente.

El ciudadano reconoce que el ingreso de información personal,  es realizado de manera voluntaria y a solicitud de requerimientos del Instituto Caro y Cuervo para la realización de trámites, quejas, reclamos o sugerencias.

El ciudadano comprende que información que le suministre al Instituto por medio de mecanismos web, no se cederán a terceros sin antes tener su conocimiento y autorización.

La recolección de la información por vía web tiene los siguientes fines:

1.    Gestión adecuada sobre los servicios que se ofrecen en la página en el caso que el usuario requiera darse de alta para realizar consultas a módulos que no se habilitan al público en general.

2.    Estudio cuantitativo y cualitativo de las visitas sobre la utilización de los servicios institucionales en las sedes y los servicios web del Instituto Caro y Cuervo.

3.    Envió por medios tradicionales de información del Instituto.

4.    Tramites en línea.

La información que se recolecta a nivel de estudiantes o funcionarios queda almacenada en una base de datos del instituto con el objetivo de:

1.    Registrar la información de datos personales en las bases de datos del Instituto Caro y Cuervo, con la finalidad de analizar, evaluar y generar datos estadísticos así como indicadores sectoriales para la formulación de políticas en el sector cultura.

2.    Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales y que involucren a los participantes de los procesos internos del instituto.

3.    Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.

4.    Soportar procesos de auditoría externa e interna.

1.5    Derechos de los usuarios relacionados con su información personal

El instituto Caro y Cuervo cuenta con una base de datos donde se almacena y se resguarda la información básica de la ciudadanía, por lo que al ciudadano se le reconocen sus derechos para actualizarla, modificarla o eliminarla según lo considere necesario, y para esto enviara un formulario que se le entregara por parte del instituto para la realización de este trámite.

Para el efecto, todos los funcionarios, estudiantes y contratistas que realizan tramites donde se involucra el tratamiento de datos personales en las diferentes dependencias, están obligados a dar traslado a la unidad de atención al ciudadano a través de la cuenta de correo electrónico contactenos@caroycuervo.gov.co, todas las respuestas de las peticiones, quejas o reclamos que se reciban por parte de los Titulares de Datos Personales en los tiempos establecidos por la ley .

1.6    Uso de cookies y del fichero de actividad

Las páginas Web al utilizar cookies para la navegación web, como ficheros de información básica y de fácil recordación para los navegadores, facilitan la navegación y recordación durante las consultas.

En caso que el ciudadano ingrese a páginas desde la institución de la institución, está en la libertad  de bloquearlas o eliminarlas, configurando el navegador para que estos datos no queden almacenados.

De igual manera se debe tener claridad que los navegadores detectan automáticamente la IP y la red que ha sido utilizada por el usuario, con lo que se pueden generar estadísticas. Los datos que en éste caso son registrados automáticamente, quedan en un archivo temporal solo para este fin. Esta información de navegación es utilizada por estos mismos para realizar cálculos de consulta como el de Google Analytics (servicio analítico de web).

1.7    Cesión de datos personales de los usuarios a terceros

El Instituto Caro y Cuervo no sedera a terceros datos personales de los usuarios recogidos a partir de las páginas web o sistemas de información sin conocimiento del ciudadano. Sin prejuicio de lo anterior esta información solo será entregada por mandato judicial o por las autoridades administrativas.

El ciudadano comprende que la información que entrega al Instituto Caro y Cuervo hace parte de una base de datos básica para procesos, el Ciudadano puede modificar o actualizar dicha información en el caso que lo requiera.

Toda información personal que el ciudadano, estudiante, contratista o funcionario ingrese al Instituto Caro y Cuervo por medio de las páginas o sistemas de información del mismo, están aseguradas por una clave que es personal y no será requerida por ninguna persona que no sea titular de la misma.

El Instituto Caro y Cuervo no se hace responsable por el ingreso indebido de terceros por fallas técnicas, en el funcionamiento y/o conservación de datos del sistema dentro de sus páginas, en el caso fortuito que esto ocurra.

El Instituto Caro y Cuervo ha tomado y aplicado las medidas de seguridad requeridas por la ley para la protección de los datos almacenados en sus sistemas de información, con el fin de evitar la pérdida, alteración, acceso no autorizado o robo de los datos almacenados en ellos.

1.8    Modificaciones de las condiciones de uso

Esta política de tratamiento y protección de datos personales entra en vigencia a partir de su aprobación y publicación.

 

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