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10.6 Tablas de Retención Documental

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Dentro de los elementos del P.G.D. relacionados con procedimiento de actualización de instrumentos archivísticos, se registró la actualización de las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) y Cuadros de Clasificación Documental

Las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) según la definición registrada en el Minimanual Tablas de Retención y Transferencias Docuemntales publicación del Archivo General de la Nación, "son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales en cada etapa del ciclo vital del documento" (Pág. 11)

La elaboración de las T.R.D. debe basarse en la estructura orgánico funcional de la entidad productora, con el fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera sea el soporte de la información.

Las T.R.D. del Instituto Caro y Cuervo se elaboraron siguiendo la metodología que el Archivo General de la Nación (A.G.N.) -ente rector de la política archivística del país- propone para su elaboración y que al ser realizadas, se diseñó el Cuadro de Clasificación Documental (C.C.D.), y el Banco Terminológico por Series y Subseries Documentales, siendo la recopilación de las T.R.D. y que coloca en manifiesto la funcionalidad de los documentos con la dependencia y el proceso al que afecta directamente. Para el caso de la entidad, estos instrumentos se encuentran en proceso de ajustes según concepto técnico que envió el ente rector en el proceso de convalidación (Este instrumento fue enviado al AGN el 23 de diciembre de 2016, ver anexo 1, Oficio Rad. 589)

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