Gestión de Museos

Política y procedimiento para el uso de imágenes de los museos y colecciones del Instituto Caro y Cuervo

El Instituto Caro y Cuervo (ICC) es un establecimiento público del orden nacional encargado de salvaguardar el patrimonio lingüístico de la nación. En cumplimiento de su objetivo posee la titularidad de diversos derechos patrimoniales de autor que recaen sobre libros, imágenes, cuadros, gráficas, videos, sonidos, grabaciones y otros objetos de museografía que hacen parte de su patrimonio y que se encuentran protegidos por las normas que regulan la propiedad intelectual y el derecho de autor.

Con el propósito de difundir el conocimiento y de fomentar la investigación, la docencia y la divulgación de las lenguas del territorio nacional, el ICC podrá facilitar el uso de imágenes, videos, libros y material adicional del cual es titular, siguiendo los parámetros que se indican en el presente documento.

Condiciones generales

El Derecho de Autor consiste en un conjunto de normas que protegen los derechos morales y patrimoniales de los titulares de la obra, lo cual se encuentra regulado en la Decisión Andina 351 de 1993 y la Ley 23 de 1982, entre otras disposiciones legales.

Todas las obras derivadas de una creación intelectual gozan de protección legal que regula su integridad y prohíbe cualquier acto dirigido a la deformación que demerite la creación. Igualmente, la ley señala que el tercero que pretenda utilizar una obra protegida por el derecho de autor necesita de la autorización del titular de los derechos patrimoniales de manera previa (anterior al uso) y expresa (no tácita) para tal efecto; dicha autorización puede ser puede ser concedida a título gratuito u oneroso y revocada bajo ciertas condiciones.

Uso de imágenes

1. El ICC podrá facilitar el uso de imágenes, bienes, espacios e instalaciones del Instituto para su utilización, con fines de investigación, publicación, exposición y educación.
2. La utilización de las imágenes sólo se podrá realizar para los fines autorizados y especificados en la solicitud. Cualquier nueva utilización de las mismas deberá ser autorizada expresamente por parte del Instituto.
3. Al momento de reproducir o hacer uso de la imagen, esta no podrá ser modificada o alterada, salvo que medie autorización previa y por escrito del Instituto Caro y Cuervo.
4. Queda explícitamente prohibida la realización de duplicados de las imágenes suministradas, así como la cesión de su uso a terceros.
5. Cada reproducción de la imagen debe llevar una línea de crédito, la cual contendrá la identificación del Instituto Caro y Cuervo, el nombre del fotógrafo y el museo donde está ubicada la pieza original, según el caso, y se ubicará junto a la imagen o en el pie de imagen que la acompañe.
6. Si el uso de la imagen implica su publicación, el ICC podrá solicitar la entrega de determinado número de ejemplares de la correspondiente publicación, para incorporarlos a los fondos bibliográficos de la Biblioteca José Manuel Rivas Sacconi.
7. La solicitud de ejemplares señalados en el numeral anterior será válida tanto para la edición de libros, como para la producción de videos, audiovisuales u otros productos sobre materiales aptos para la reproducción de imágenes.
8. Las imágenes de las obras que integran las colecciones permanentes del ICC podrán ser usadas por los usuarios sin necesidad de autorización, siempre que dicho uso no concurra para fines comerciales; en caso contrario, se deberá contar con la respectiva licencia de uso por parte del ICC.
9. Las anteriores condiciones tienen como fin garantizar el buen uso de la imagen, sin perjuicio de las obligaciones establecidas en la normativa vigente sobre propiedad intelectual y derechos de autor.
10. En algunos casos el uso de la imagen podrá generar un pago a favor del ICC, según se especifica en el anexo 1 del presente documento.
11. La solicitud de uso de imágenes se realizará según lo señalado en numeral IV (Procedimiento) del presente documento.

Tomas fotográficas y realización de videos

1. En las sedes del ICC (Hacienda Yerbabuena y Casa Cuervo Urisarri) se permite tomar fotografías y creación de videos de carácter turístico, para un uso personal, sin ánimo de lucro.
2. Se prohíbe el uso de trípode, luces o flash, al momento de realizar el video o la toma fotográfica respectiva.
3. El destello de luz producido por el flashde los diferentes aparatos electrónicos puede causar deterioros en los objetos arqueológicos y culturales del ICC. Cualquier daño deberá ser indemnizado por el usuario causante del perjuicio.
4. La toma de fotografías y/o videos profesionales de las salas o los objetos del ICC, con fines comerciales o de publicación, requiere autorización previa por parte del ICC, para lo cual se debe indicar identificación del solicitante, tipo de necesidad, propósito de la obra y titular del producto final.
5. La toma de fotografías y/o videos profesionales de las salas o los objetos exhibidos con fines comerciales o de publicación deberán contener una línea de crédito que contendrá la identificación del ICC y el lugar donde fue realizada la actividad, lo cual será indicado al momento de su presentación o divulgación.
6. Si la toma de fotografías y/o videos profesionales es realizada por periodistas o miembros de un equipo de televisión, la oficina de Prensa y Comunicaciones los acompañará para suministrar la información adicional que requieran sobre la entidad o sobre el material objeto de grabación.
7. Los invitamos a que publiquen las fotografías y/o videos realizados en sus redes sociales indicando el nombre del Instituto Caro y Cuervo y a que, adicionalmente, sean compartidas en los siguientes enlaces de la entidad #ICC #HoyEnElICC.
8. La solicitud de autorización para fotografías y/o videos se realizará según lo señalado en numeral IV (Procedimiento) del presente documento.

Procedimiento

La solicitud de autorizaciones para el uso de imágenes, realización de video y toma de fotografías se realizará según el siguiente procedimiento:

1. La solicitud se presentará por escrito y deberá contener la siguiente información:
   1. Dirigido a: Subdirector Académico del Instituto Caro y Cuervo.
   2. Asunto: Autorización uso de imagen, fotografía o video.
   3. Indicar el motivo de la petición y el uso que se dará a la imagen solicitada.
   4. Indicar el titular final y/o destino final del uso de la obra.
2. El escrito puede ser radicado en los siguientes canales:
   1. En físico en la sede del Instituto Caro y Cuervo ubicada en la calle 10 No. 4-69 de Bogotá (Servicio de atención al ciudadano).
   2. Mediante correo electrónico a la dirección: contactenos@caroycuervo.gov.co
3. Las solicitudes serán evaluadas por el área encargada, la cual responderá la solicitud al usuario.
4. Si la solicitud es aprobada el solicitante recibirá el documento denominado “Convenio para licencia de uso” o el que corresponda según el caso. Dicho documento contendrá las obligaciones de las partes y los límites de uso sobre la imagen, foto o video. Deberá ser firmado por el solicitante y restituido a la entidad (ICC).
5. Posteriormente, se entregará al solicitante el “Convenio para licencia de uso”, o el que corresponda según el caso, firmado por la Dirección General del ICC (con los créditos correspondientes) y la imagen y/o autorizaciones que solicitó.

Anexo 1. Cobro por el uso de imágenes o realización de videos

1. No se cobrarán los derechos de uso de imágenes en los siguientes casos:
   1. Publicaciones y actividades de carácter académico que se realicen dentro del marco del proceso de enseñanza-aprendizaje de otras entidades gubernamentales y que no tengan fines comerciales dentro de un convenio interinstitucional vigente.
   2. Catálogos y materiales de difusión de exposiciones para las cuales el ICC otorgó obras en préstamo.
2. El uso de imágenes en productos tales como revistas, libros, calendarios, carteles, postales, tazas, camisetas, llaveros u otros productos y/o realización de videos con fines comerciales, será evaluado por la Dirección General del ICC, por lo que el tiempo de respuesta, las condiciones y los costos por los derechos de uso podrán variar.
3. Las imágenes solicitadas se entregarán en formato digital TIFF a una resolución de 300 dpi. Si el solicitante requiere imágenes con otras características, el costo y el tiempo de entrega podrían variar.
4. En los casos en los que el ICC no cuente con las imágenes solicitadas, el solicitante puede contratar a un fotógrafo profesional para que registre las obras en una sesión fotográfica que deberá ser acordada previamente con el responsable del área de Gestión de Museos y la Conservadora de Colecciones del ICC. El solicitante deberá, dentro de los 30 (treinta) días hábiles siguientes a la sesión fotográfica, entregar una copia digital de las imágenes que obtuvo, con las siguientes características:
   1. Formato: TIFF
   2. Resolución mínima: 300 dpi
   3. Metadatos: Incluir en “Autor” el nombre del fotógrafo
   4. Tamaño: al 100%, sin ampliación o reducción del tamaño de la imagen original y sin compresión.
5. Únicamente se autoriza la reproducción de la imagen para los fines solicitados. Si en el futuro el solicitante requiere las imágenes para otro fin o para su reimpresión, deberá efectuar nuevamente el procedimiento descrito en las presentes “Políticas de uso de imágenes”.