Protocolo del Instituto Caro y Cuervo para préstamo de obras

El programa de préstamo de obras de las colecciones del Instituto Caro y Cuervo (ICC) para otras instituciones en Colombia y en el exterior tiene como objetivos:

• Aumentar el acceso a las colecciones y llegar a nuevos públicos.
• Contribuir a exposiciones y programas públicos de calidad en Colombia y en el exterior.
• Apoyar la difusión social del conocimiento.

1. Envío de las solicitudes de préstamo

Las solicitudes de préstamo de obras de las colecciones del ICC deben ser enviadas a la Dirección General y a la coordinación del área de Gestión de Museos del ICC, con la siguiente información:

A) Carta de solicitud de comodato¹ , firmada por el representante legal de la empresa o institución (la persona que se responsabilizará por el préstamo y cuya documentación deberá integrar el contrato de comodato ²), con la siguiente información sobre la exposición:

• Justificación del comodato
• Nombre de la exposición, enfoque curatorial y concepto de la muestra
• Nombre del curador
• Lugar de la exposición
• Fecha de inicio y término de la muestra
• Fecha de inicio y fin del comodato (incluyendo embalaje, recogida, transporte, exposición, reembalaje y devolución)
• Indicar si la muestra contará con la publicación de un catálogo u hoja de estudio
• Lista de la(s) obra(s) solicitada(s)
• Informar que cualquier gasto resultante del comodato solicitado será sufragado por el solicitante sin derecho a reembolso
• La carta debe ser escrita en español o inglés

B) Informe en el que consten las condiciones técnicas del lugar donde se exhibirán las obras prestadas, demostrando la existencia de adecuadas condiciones ambientales de los espacios de exhibición y de seguridad (Informe de Instalaciones o Recursos y/o Facility Report).

C) Cualquier otra información que el solicitante considere necesaria.

El equipo del área de Gestión de Museos del Instituto Caro y Cuervo se reserva el derecho de no responder preguntas realizadas por terceros antes de la presentación formal de la solicitud de comodato, tales como disponibilidad de las obras, valores para seguro, contactos de artistas e impuestos.

2. Plazos

Plazos mínimos para la recepción de las solicitudes:

• Préstamos nacionales: de tres (3) a seis (6) meses antes de la apertura de la exposición.
• Préstamos internacionales: doce (12) meses antes de la apertura de la exposición.

3. Costos

El ICC no cobra tasa de préstamo para exposiciones nacionales. Sin embargo, el solicitante debe asumir los costos derivados del préstamo, como el embalaje, el transporte, el seguro de las obras, los costos de acompañamiento de mensajería, registro fotográfico y preparación de las obras (restauración, elaboración de marcos, colocación de cristales antirreflejo, desinsectación de las obras, etc.). Así como los costos de impuestos y aduanas, si hubiera lugar.

4. Condiciones adicionales para los comodatos internacionales

Los trámites de comodatos internacionales se harán en cumplimiento de la Ley 1185 de 2008 que determina la legislación y normas generales para la gestión, protección y salvaguardia del patrimonio cultural en Colombia. Para mayor información, póngase en contacto con el área de Gestión de Museos del ICC a través del correo museos@caroycuervo.gov.co o al teléfono (+57)1 3422121, extensión 141.
Las obras prestadas al exterior también deben estar protegidas por Inmunidad contra la Incautación de Bienes (Immunity from Seizure).

Dirección de envío de las solicitudes:
Carmen Millán – Directora General ICC
Juan Darío Restrepo Figueroa – Coordinador del área de Gestión de Museos
Calle 10 # 4-69, Bogotá, Colombia
Código postal 111711

¹  Enviar una versión digital en formato PDF a la dirección museos@caroycuervo.gov.co y/o juan.restrepo@caroycuervo.gov.co. También puede enviar la versión en físico a la dirección Calle 10 # 4-69 en Bogotá, Colombia, dirigida al área de Gestión de Museos. 

²  Los documentos legales requeridos para los contratos de comodato son:

1. Formato de Hoja de vida de persona jurídica, debidamente diligenciando
2. Certificación de existencia y representación de la institución
3. Nombre e identificación del representante legal
4. Fotocopia de la cédula de ciudadanía o documento de identificación del representante legal.
5. Autorización de la Junta Directiva para celebrar el contrato de comodato, si es necesario según los estatutos de la institución.
6. Número de identificación tributaria (NIT)